📄 Manual – Cadastro e Configuração de Planilhas

Objetivo: permitir que sua contabilidade cadastre, padronize e use planilhas enviadas pelos clientes (ou exportadas de ERPs) para alimentar os fluxos financeiros do Automation.

📌 Para que serve a planilha?

Nesta tela você poderá cadastrar planilhas que seus clientes enviam e configurá-las conforme o padrão da sua contabilidade, e configurar suas contrapartidas no Extrato bancário, normalmente

Você pode:

• Configurar planilhas específicas por empresa (quando o cliente monta/enviará um arquivo próprio); e

• Configurar planilhas por sistema (ERP) para reaproveitar a mesma configuração em várias empresas que usam o mesmo ERP.

🧭 Visualização

1. Acesse Cadastros > Planilhas.

2. Você verá a lista de planilhas já cadastradas.

3. A visualização é agrupada por Empresas e por Sistemas, facilitando identificar quais configurações são gerais (por ERP) e quais são específicas da empresa.

🧾 Tela de cadastro (Nova planilha)

1. Clique em + Novo.

2. Será aberta a tela de cadastro da planilha.

3. Preencha os campos a seguir:

🔁 Relacionamento da planilha

• Relatório por (obrigatório): define a origem da configuração.

  • Empresa (Específico): use quando o layout é exclusivo de uma empresa.

  • Sistema Financeiro (Geral): use quando o layout vem de um ERP e poderá ser usado por várias empresas.

• Empresa (visível apenas em Empresa – Específico): selecione a empresa cadastrada no sistema.

• Sistema já cadastrado (visível apenas em Sistema Financeiro – Geral): caso já exista um sistema (ERP) utilizado em outras planilhas, selecione-o para reutilizar.

• Nome do sistema: nome do ERP que originou o arquivo (ex.: Kontamos, Conta Azul...).

• Nome da planilha (obrigatório): nome único para diferenciar a configuração.

• Plano de contas (somente em Sistema Financeiro – Geral): selecione o plano de contas padrão para vinculação.

• Conta contábil: conta do plano de contas para preencher lançamentos sem mapeamento explícito.

  • Em Empresa (Específico): usa o plano de contas da própria empresa.

  • Em Sistema (Geral): usa o plano informado no campo anterior.

• Descrição: breve explicação sobre a finalidade/escopo da planilha.

📦 Tipo de arquivos

Informe o tipo de conteúdo para o sistema entender como tratar os dados na tela de Extrato/Movimentações:

• Cartão de Crédito: Relatório de transações (Valor líquido, Valor de tarifa). Base para configuração.
  • Usado no campo Selecione um Relatório de Vendas em Contábil > Cartão de Crédito

• Extrato: espelho do banco (entradas/saídas já efetivadas). Base da conciliação. 

  • Usado no campo Selecione um extrato bancário em Contábil > Extrato bancário

• Pagamento: saídas para quitar contas (fornecedor, impostos, folha). Ajuda na baixa do Contas a Pagar.

  • Usado no campo Documento auxiliar em Contábil > Extrato bancário

• Recebimento: entradas de clientes/cartões/marketplaces. Ajuda na baixa do Contas a Receber.

  • Usado no campo Documento auxiliar em Contábil > Extrato bancário

• Movimentação: tudo junto (pagamentos + recebimentos) quando o ERP exporta misto. Use só se não der para separar.

  • Usado no campo Documento auxiliar em Contábil > Extrato bancário

🧾 Estrutura do arquivo

• Linha de cabeçalho (obrigatório): número exato da linha onde o cabeçalho começa. A leitura será feita a partir desta linha.

• Formato aceito: XLS, XLSX, CSV (todos exigem cabeçalho).

• Limitações conhecidas:

  • Apenas uma planilha/aba por arquivo.

  • 🔥 Colunas mescladas não são suportadas.

  • 🔥 Cabeçalhos com mais de uma linha não são suportados.

  • Garanta que os tipos de dados (datas/valores) estejam consistentes.

⚙️ Configuração do arquivo (Tags)

Ao anexar o arquivo, o sistema faz a leitura completa e mostra uma prévia para configuração.

Como configurar:

1. Remova colunas que não serão usadas (ícone de lixeira 🗑️) — isso facilita a visualização, sem afetar o arquivo original.

2. Atribua tags às colunas que serão utilizadas (menu de seta para baixo ⬇️ no cabeçalho da coluna).

   1. Cada tipo de arquivo possuí seu conjunto de tags

3. As tags não são cumulativas: cada coluna deve ter apenas uma tag principal que define seu comportamento.

4. Para a tag Complemento, você pode compor o texto a partir de múltiplas colunas (detalhes abaixo).

🏷️ Tabela de tags e usos

* Pelo menos uma das tags de valor (Valor, Valor pago, Valor recebido) deve ser informada, mas a obrigatoriedade depende do tipo de arquivo

🧩 Complemento (composição)

1. Marque a tag Complemento em uma coluna base.

2. Clique no ícone de engrenagem ⚙️ para abrir a configuração.

3. Selecione quais colunas farão parte do texto final e a ordem (ex.: Histórico + Número + Observação).

4. Defina separadores (evite ";", "|" pois são usados em layouts de exportação) e limpeza de espaços.

5. Exemplo de resultado: "CORREIOS - EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS - EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS (34.028.316/4531-67)".

✅ Regras e validações automáticas

• Cabeçalho obrigatório: sem cabeçalho, o arquivo não é aceito.

• Data válida: datas devem ser reconhecíveis (dd/mm/aaaa ou ISO). Datas inválidas são rejeitadas.

• Valor numérico: valores devem estar num formato numérico (separe milhar/ponto/virgula corretamente).

• Tipo D/C: quando presente, precisa estar padronizado (ex.: D/C ou Débito/Crédito).

• Conta contábil fallback: se a coluna/Tag de conta não estiver configurada, o sistema usa a Conta contábil definida no cadastro da planilha.

💡 Boas práticas

• Padronize nomes de planilhas (ex.: ERP – Nome do layout – v1).

• Valide com amostras reais do cliente antes de liberar em produção.

• Evite colunas mescladas e múltiplas abas.

• Mantenha um catálogo de ERPs e layouts já homologados para reaproveitar.

🧪 Exemplo rápido

1. Relatório por: Sistema Financeiro (Geral)

2. Nome do sistema: Questor

3. Nome da planilha: Questor – Extrato – v1

4. Plano de contas: Plano Padrão

5. Conta contábil: 1.1.1.01 – Bancos conta movimento

6. Tipo de arquivo: Extrato

7. Linha de cabeçalho: 2

8. Tags: Data | Valor | Documento | Tipo D/C | Complemento (composto por Histórico + Detalhe)

🛠️ Solução de problemas (FAQ rápido)

• O sistema não lê o arquivo: verifique a linha de cabeçalho e colunas mescladas.

• Datas saem erradas: confirme o padrão regional (pt-BR) e se a coluna está como data e não texto.

• Valores com vírgula/ponto: padronize para número antes do upload; evite R$ no mesmo campo do valor.

• Complemento duplicado: revise a composição (não repita colunas equivalentes).